na documentación de proceso resume los pasos necesarios para completar una tarea o proceso. Es una documentación interna y continua del proceso mientras se lleva a cabo; en la documentación es más importante el “cómo” de la implementación que el “cuánto” del impacto del proceso. Un negocio es esencialmente un grupo de procesos interrelacionados, y si estos procesos no están documentados por escrito, puede haber inconvenientes. Las empresas tienen procesos repetibles que son clave para que sus operaciones sean exitosas, por lo que la documentación de procesos sirve como una guía fundamental de referencia para los empleados y directores.
¿Por qué necesitas la documentación de procesos?
La documentación de procesos es un mapa de ruta para tu organización. Te ayuda a identificar el estado actual de un proceso con el fin de saber cómo mejorarlo. Cualquier tarea que se lleve a cabo más de una vez o que la realicen numerosas personas debe ser documentada. Hacer esto brinda uniformidad a la organización y te permite monitorear y supervisar los procesos sobre la marcha.
Piénsalo así: incluso los pilotos altamente calificados que pasan miles de horas entrenando y volando usan listas de verificación antes del despegue. No confían solo en su memoria y ningún paso se considera insignificante.
La documentación de procesos también te permite saber qué está haciendo la gente y obtener información valiosa sobre los trabajos internos de la empresa. Si no documentas un proceso, en esencia, alguien más lo va a rediseñar cada vez que se repita. Cuando un empleado se retira de la oficina, todo conocimiento del proceso se va con él, a menos que se haya registrado adecuadamente.
Cuando contratas empleados nuevos, necesitas un proceso documentado para ayudarlos a entender su rol y cómo se adecúa dentro de toda la organización. Los procesos documentados facilitan la capacitación formal que permite una incorporación sin problemas.
La documentación de procesos se vuelve fundamental, en especial, cuando se trata de proyectos que apuntan hacia un cambio social, ya que se centra en el registro de las percepciones y los cambios en las percepciones de los interesados involucrados.
En el mundo de hoy, los usuarios solo quieren que las cosas se hagan. Hay muchas cosas que compiten por su atención: ellos exigen información intuitiva y basada en tareas, y es allí donde la documentación de procesos se convierte en algo fundamental.
¿Cuál es el objetivo?
La documentación de procesos consiste en llevar un registro de un proceso durante la ejecución de un proyecto. El objetivo es aprender de la implementación para adaptar la estrategia y mejorar el procedimiento.
La gestión de procesos de forma proactiva puede:
- Eliminar errores
- Reducir el tiempo empleado en tareas
- Disminuir los costos
- Reducir los recursos asociados a las tareas
- Mejorar la eficiencia
- Mejorar la calidad general
- Aumentar la satisfacción del cliente y del empleado
La documentación de procesos ayuda a que otros noten los cambios en el comportamiento y las actitudes necesarias para producir los resultados deseados. También brinda contexto a los procesos, así otros pueden ver cómo el proyecto encaja en el panorama general y cuál es su impacto general.
Cómo realizar una documentación de procesos
- Determina el alcance del documento e identifica tu proceso. ¿Abarcará una tarea en una cadena de operaciones o todo el procedimiento de una fábrica? Es mejor que cada documento contenga el proceso más pequeño posible.
- Ten en cuenta la audiencia para la que escribes. ¿Qué es lo que ya saben del tema? ¿Dónde y cómo usan el producto? ¿A qué sector demográfico pertenecen?
- Escribe un título y una introducción que describan cuál es el proceso, por qué o cuándo los usuarios deben llevarlo a cabo y cómo se adecúa al panorama general de la organización. Proporciona contexto sobre por qué el proceso es importante.
- Identifica los límites del proceso o los puntos de inicio y finalización.
- Determina las entradas del proceso o los recursos necesarios para realizar el proceso y los resultados esperados.
- Detalla las acciones y el paso a paso de dicho proceso.
- Crea un gráfico de flujo del proceso para representar visualmente los pasos.
- Agrega capturas de pantalla o gráficos que ofrezcan más claridad.
- Pon a prueba el proceso. Mira cómo alguien más lo usa y pídele a tus colegas que revisen tu documento y aporten comentarios.
- Recuerda que tu documento es un documento vivo y necesitará ser actualizado de forma continua.
¡Comenzá a documentar tus procesos hoy mismo y experimenta los beneficios de una operación más eficiente y efectiva!
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