Lo que noto al momento de hablar con emprendedores que ya tienen un cierto desarrollo en su proyecto es que se encuentran desbordados. El emprendimiento tomó una envergadura en la que sienten que están destinando todo su tiempo al mismo, y no pueden seguir creciendo. Pero por otro lado, tampoco generan lo suficiente como para contratar a un empleado. O si trabajan en equipo sienten que no se están dividiendo de una manera correcta las tareas. Debido a esto desde M&Z Consultora, vamos a brindar algunos consejos que te van a permitir organizar tu emprendimiento, empresa o proyecto con el fin de identificar las áreas del mismo y calcular cuánto tiempo se destina a cada una de ellas.
PASO 1
Escribir en uno o dos párrafos en qué consiste el emprendimiento, cual es la propuesta de valor del mismo, en que se diferencia del resto (puede ser o no la competencia si tu proyecto es un negocio). Esto lo que va a hacer es bajar las ideas y poder comunicarlas a todo tu equipo, en caso que lo tengas, además de servir como material para tu página web o tus redes sociales.
PASO 2
Identificar todas las áreas que pertenecen a tu organización y quién ocupa cada puesto, entre ellas, se pueden encontrar:
- Producción
- Contabilidad
- Recursos Humanos (si tenes un equipo de trabajo)
- Marketing y Redes
- Atención al Cliente (tanto en la venta como en la post-venta)
- Compras
Este paso es de vital importancia para organizar la estructura de tu emprendimiento.
PASO 3
Una vez identificadas las áreas, hay que hacer un análisis más minucioso, en el que se van a definir y escribir las tareas de cada área, quién es el responsable de llevarlas a cabo, cuánto tiempo llevan esas tareas en realizarse, con qué periodicidad se deben realizar y el grado de importancia que tiene cada proceso o tarea en la organización.
PASO 4
Es muy importante identificar todos los ingresos y egresos de dinero para tener registrados los números y así poder realizar múltiples análisis financieros o de rentabilidad. Si bien sabemos que puede ser engorroso anotar los números en un Excel, como ya dijimos es de suma importancia y mientras más organizados estés vas a obtener un mejor panorama de tu emprendimiento. Para comenzar a llevar la contabilidad de tu proyecto te recomendamos que tengas en cuenta los siguientes tipos de ingresos y egresos de fondos:
- Ventas: Tanto en unidades vendidas, como el dinero que estas unidades representan. Es conveniente si tenemos múltiples categorías, productos o paquetes hacer una distinción de que se vendió de cada uno de ellos. Esto es válido tanto como para productos como para servicios.
- Costos fijos: Son aquellos costos que se deben pagar tanto si el proyecto estuvo funcionando o no, y no depende de las ventas. Por ejemplo, si tenemos un local el alquiler del local y los servicios, o el sueldo de los empleados (siempre y cuando no cobren por hora trabajada).
- Costos variables: Son los costos que dependen de la cantidad de ventas que se realicen o de la cantidad de horas que se trabajen. También si vendes productos las materias primas de los mismos. Es decir, todo lo que dependa de las ventas es un costo variable.
- Inversión: En este campo es necesario contabilizar todo los gastos realizados en equipos para producción, en caso de que corresponda, gastos en publicidad (ya sea digital o no).
- En caso de que vendas productos, también debes tener un campo que sea una valorización económica de los costos de tu stock. Ya que si bien en algún momento se convertirá en dinero, hasta ese momento se encuentra como capital estancado que no genera ninguna ganancia y está ocupando espacio de almacenamiento. Esto muchas veces no es tenido en cuenta, pero es de suma importancia tenerlo contabilizado.
Si seguiste los primeros 4 pasos, ya vas a tener toda la información que circula por tu organización escrita. Esto permite poder analizar y saber donde se está invirtiendo el tiempo y el dinero. Y de esta manera, poder proyectar los próximos pasos de tu emprendimiento de una manera más pensante.
PASO 5
Como último paso establecer qué cosas querés mejorar de tu proyecto y asignarles una prioridad, para poder realizar reuniones de tu equipo de trabajo, en caso de que lo tengas, y poder optimizar el tiempo de cada uno de los integrantes.
En M&Z Consultora entendemos que es difícil salir del día a día y tomarse el tiempo de elaborar todo este trabajo. Pero una vez que lo realices vas a dar un paso muy importante en lo que es la organización de un proyecto. Ya que vas a poder definir los objetivos y el rumbo de tu emprendimiento, así como optimizar de una manera eficiente el tiempo de todos los involucrados en este. Por estas razones te ofrecemos herramientas gratuitas que te permiten directamente volcar esta información sin perder el tiempo en armar las plantillas.
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