Metodología Kaizen ¿Qué Es?

La metodología kaizen tiene su creación en la cultura japonesa, y es una palabra compuesta de dos kanjis. El kanji “Kai” que significa cambio y “Zen” cuyo significado es bueno o beneficioso. Cuando estas dos palabras juntas quieren decir mejora continua.

Está filosofía se encuentra orientada hacia la eliminación de residuos, desperdicios o la realización de acciones innecesarias, las cuales buscan ser eliminadas de forma sistemática mediante la ejecución continua de mejoras. Kaizen no sólo es aplicable al nivel de una organización sino que se puede implementar en cualquier aspecto de la vida.

Imagen que muestra los kanjis "Kai" y "Zen" que forman la palabra kaizen que significa mejora continua. — Imagen que muestra la escritura de los kanjis que componen la palabra KAIZEN.

Ahora… ¿De qué sirve aplicar la filosofía kaizen?

Es uno de los pilares básicos de las empresas/organizaciones hoy en día y el aplicarlo significa buscar continuamente pequeñas mejoras en cualquier ámbito de la organización. Ya que si se logra aplicar pequeños cambios positivos en la organización de forma continuada va a llegar un momento en el que la suma de pequeñas acciones causará un gran impacto. Por lo que pensar en esta filosofía ayuda a no buscar cambios bruscos sino ir llevándolos a cabo de forma paulatina.

Debajo se encuentran algunos de los beneficios más comunes que puede obtener tu organización al aplicar la filosofía kaizen.

Capacidad de resolver de forma rápida y efectiva problemas

Eliminar procesos que son inútiles y/o repetitivos.

Se incrementa la productividad.

Aumento del compromiso de los colaboradores, lo que lleva a retener el talento.

Se potencia la competitividad interna de la organización.

La búsqueda continúa para el incremento de la satisfacción de los clientes.

Disminución de la cantidad de accidentes laborales.

Mejor adaptación de los procesos a los avances tecnológicos.

Capacidad para adaptarse a los cambios que se generan en el mercado.

¿Cómo aplicar kaizen en tu organización?

Si bien ya se mencionó para aplicar de forma efectiva la metodología kaizen hay que concentrarse en realizar pequeños cambios o mejoras, esto es fundamental en dicha filosofía. Hay demasiadas técnicas que llevan a la aplicación del método kaizen, pero en este artículo profundizaremos en dos: El ciclo de Deming o ciclo PDCA y el método de las 5S.

Ciclo de Deming o PDCA

El ciclo de Deming o mejor conocido como ciclo PDCA (Las siglas refieren a estas 4 palabras en ingles Plan, Do, Check, Act) es un proceso de planificación y optimización diseñado para que las organizaciones o empresas aumenten su calidad y estándares. Como su nombre lo dice es un ciclo, por lo que puede implementarse constantemente y mantenerse en la búsqueda de esa mejora continua.

Explica donde se puede implementar el ciclo pdca.

Consta de 4 pasos o etapas:

Planificación (Plan): En esta etapa hay que analizar el estado de la organización y cuáles son sus necesidades. Esto permitirá definir objetivos y las posibles acciones que puedan ayudar a alcanzarlos. También es necesario definir cómo se evaluará si se lograron los objetivos o no.

Hacer (Do): Ya definido los objetivos y qué acciones realizar para cumplirlos entramos en la etapa de llevar a cabo dichas acciones. Por lo que esta etapa es operativa y es necesario realizar las acciones acorde a lo planificado en la etapa anterior.

Comprobar (Check): Una vez que estés realizando las acciones o ya las hayas terminado, es necesario comprobar que resultados trajeron. Para ello se deberá utilizar el sistema de evaluación definido en la fase de planificación y determinar el grado de cumplimiento de los objetivos y qué acciones fueron las más efectivas.

Actuar (Act): En esta última fase se debe estudiar los resultados del control para elaborar informes y comparativas. Todos estos informes y documentación que se generen durante esta etapa se utilizará para definir el siguiente plan e iniciar el proceso otra vez con los ajustes que se crean necesarios.

Lo ideal para que esta práctica sea efectiva es realizarla en equipo ya que de esta manera se logra obtener diferentes criterios sobre un mismo proceso lo que permite generar soluciones más creativas. Y como ya mencionamos varias veces en este artículo, no hay que buscar grandes cambios disruptivos sino pequeñas mejoras en los procesos que son más fáciles de aplicar y asimilar para todo el equipo y la suma de ellas de forma sostenida generará grandes beneficios a futuro.

Método de las 5S

Este método es una técnica de gestión que se basa en 5 principios para mantener el lugar de trabajo más limpio, organizado y ordenado para lograr una mayor productividad. El nombre de este método proviene de japón y una de las primeras empresas en impulsarlo fue Toyota, los 5 principios son: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu y Shitsuke. Así como en el ciclo de Deming es fundamental realizar estas tareas en equipo para unificar los criterios. Debajo se puede apreciar que significa y cómo se aplica cada uno de ellos.

Seiri (Clasificación y descarte)

Este primer principio está focalizado en separar y eliminar lo innecesario. El objetivo es lograr un lugar de trabajo ordenado y seguro, para ello es necesario clasificar todo lo que se encuentra en el espacio y dividirlo en:

Mantenimiento: Todo lo que se usa diariamente.
Recolocación: Materiales u objetos que se utilizan eventualmente, no deben entorpecer el trabajo diario pero deben estar almacenado en un lugar de fácil acceso.
Almacenamiento: Destino para lo que se utiliza poco, pero es necesario como por ejemplo documentos importantes. Estos si bien deben estar almacenados no tienen porque entorpecer el trabajo diario.
Eliminación: Todo aquello que ya no se usa, no sirve, está roto y no se puede reparar o no tiene sentido hacerlo. La idea de esto es liberar el espacio físico, por lo que sí hay documentos que no son necesarios que se encuentren físicamente y pueden digitalizarse, lo más conveniente es digitalizarlos y deshacerse de ellos.

Seiton (Organización)

Una vez clasificado todo lo que se encuentra en el lugar de trabajo (herramientas, materias primas, producto final, documentos, etc.) se procede a encontrar la ubicación correcta y guardar cada uno de los elementos clasificados en su lugar. Para esto es conveniente tener en cuenta tres pautas: lo que más se utiliza tiene que estar al alcance de la mano; lo que se utiliza en etapas o secuencias se debe ubicar en base a dicha secuencia; los productos que estén esperando salida se deben estar cerca de la salida y organizados por FIFO, esto quiere decir que lo que primero entra, primero sale. Es una práctica muy utilizada cuando se comercializan productos finales para no almacenar stock antiguo, lo mismo se puede hacer con las materias primas.

Seiso (Limpieza)

Ya clasificamos y organizamos nuestro lugar de trabajo, ahora es fundamental mantener la limpieza de dicho lugar ya que esto es imprescindible para estar en un lugar saludable y mantenerse motivado. Parece una práctica sin mucho sentido pero la limpieza debe ser una tarea cotidiana y hay dos maneras de tratar a las fuentes de suciedad, una es lo que se puede eliminar se elimina. Y la otra es que si no se puede eliminar hay que crear y ejecutar un plan de limpieza para dicha fuente.

Seiketsu (Estandarización o visualización)

Este es el mecanismo por el cual se identifican los desvíos de las 3 fases anteriores, aquí vamos a definir y actuar sobre la forma definida para mantener el orden y los estándares que se van a aplicar, debajo dejamos algunas buenas prácticas laborales para que se entienda este punto:

Delimitar con cinta o pintura la zona de almacenamiento para que no se vuelva a dejar los objetos en lugares donde no deben estar.
Tener fotos de donde se ubica cada elemento, para que luego de su utilización se guarde en su lugar.
Definir máximos y mínimos de la cantidad de productos, materias primas o insumos para no exceder los límites de almacenamiento.

Este punto es el que hace de soporte a los 3 anteriores e impide el retroceso al desorden. Por lo que es muy importante su definición y ejecución constante.

Shitsuke (Disciplina)

Está última fase o etapa existe como el mantenimiento del sistema, para ello se necesita disciplina y control. Vamos a definir objetivos y medir los resultados para que se pueda evaluar todo lo realizado y en caso de haber fallos resolverlos. Es fundamental crear hábitos que apoyen al sistema definido para que este perdure en el tiempo ya que de otra manera no tendrá sentido la aplicación de este método y será una pérdida de tiempo.

Cómo se puede ver la aplicación del método de las 5S es simple, trae muchos beneficios y buenos resultados, pero para que sea efectiva hay que ser riguroso, constante, observador y tener capacidad analítica.

Para concluir con este artículo desde M&Z Consultora creemos que el integrar la filosofía kaizen en las organizaciones tiene demasiados aspectos positivos. Por lo que vale la pena el invertir el tiempo necesario para que toda la estructura (sea grande o sea un emprendimiento que recién comienza) tenga conocimiento de los beneficios de este sistema. Por ello adoptamos la metodología kaizen como uno de nuestro pilares de trabajo diario.

Si te interesó este artículo te invitamos a que leas nuestro posteo “Desarrollar el pensamiento sistémico para lograr organizaciones inteligentes”, como material complementario.

Coméntanos si ya aplicaste Kaizen en tu organización y como fueron los resultados.